Staf Kependidikan FEB UI Dibekali Pelatihan Optimalisasi Microsoft Excel
Nino Eka Putra ~ Humas FEB UI
DEPOK – Bidang Sumber Daya Manusia FEB UI melakukan Pelatihan Microsoft Excel bagi Tenaga Kependidikan yang berlangsung di Laboratorium Komputer B, Gedung A, pada Kamis (22/8/2019).
Pelatihan ini merupakan bentuk pelatihan yang menggunakan microsoft excel tingkat dasar yang sebenarnya banyak digunakan oleh staf kependidikan dalam mengerjakan tugas sehari-hari pada unit masing-masing yang berhubungan dengan keuangan, akademik, dan data kepegawaian. Sebagai staf kependidikan yang berhubungan dengan administrasi maka dituntut untuk mengerti pengolahan dokumen dengan menggunakan microsoft word, excel, dan aplikasi sejenis.
Kepala Bagian Remunerasi Dosen di Sumber Daya Manusia (SDM) FEB UI, Juli Prasetio Utomo memaparkan materi bahwa staf kependidikan kita masih banyak yang belum menggunakan conditional formatting pada lembar kerja microsoft excel untuk memudahkan pekerjaan masing-masing unit dalam hal menyusun deadline dari suatu pekerjaan.
Apabila kita tidak menggunakan conditional formatting, maka tidak adanya signal pengingat terhadap pekerjaan yang mungkin terbilang deadline dari atasan maupun pimpinan. Misalnya, apabila kita diberikan deadline tanggal 10, tetapi karena tidak adanya pengingat, maka yang terjadi pada saat jatuh tempo, kita akan kerepotan menyelesaikan pekerjaan tersebut.
“Dengan menggunakan conditional formatting, kita bisa melihat atau sebagai alarm pengingat terhadap tanggal deadline pekerjaan yang diberikan dengan cara customization. Misalnya, deadline nya sudah mau memasuki masa tenggang 2 hari lagi maka muncul warna merah dan apabila masa tenggangnya 5 hari lagi maka muncul warna kuning pada baris daftar pekerjaan kita,” ujarnya.
Manfaat dari menggunakan conditional formatting bisa membuat daftar pekerjaan sehari-hari, memantau seberapa lama pekerjaan sampai titik dateline berdasarkan spesifikasi warna agar kita termotivasi untuk segera menyelesaikan pekerjaan.
Selain itu, staf kependidikan bisa menggunakan aplikasi microsoft lainnya, seperti mail merge yang bisa dipergunakan untuk mempermudah para staf dalam hal administrasi surat-menyurat. Data pada mail merge berasal dari excel dan dalam pembuatannya membutuhkan atau diformat dalam word yang difungsikan untuk menge-blast email atau print dalam satu kali format.
Misalnya, sebelum menggunakan mail merge dalam hal surat-menyurat dengan tema yang sama untuk beberapa orang penerima di dalam halaman yang banyak. “Maka akan efisiensi bila menggunakan mail merge, karena bisa disederhanakan dalam satu template atau halaman undangan dan bisa langsung mencakup beberapa penerima. Caranya setelah format dibuat, pilihlah menu mailings kemudian pilih finish and merge dan barulah pilih print atau email lalu tentukan bagian yang ingin diprint atau diemail. Maka dengan satu kali klik, Anda bisa meng-print atau meng-email ke banyak orang dalam satu waktu,” jelasnya.
“Dengan diadakannya pelatihan ini, diharapkan dapat memberikan nilai lebih untuk mempermudah pekerjaan para staf kependidikan dan lebih mempunyai banyak waktu yang bisa dipergunakan untuk mengerjakan hal yang lainnya yang masih ada kaitannya dengan pekerjaan masing-masing. Misalnya, seusai mereka mendapatkan materi pembekalan ini yang tadinya satu hari hanya bisa mengerjakan dua pekerjaan, maka akan bisa mengerjakan lebih dari itu,” tutupnya. (Des)